在文檔排版的過程中，不少人對分頁符和分節(jié)符的使用把握不準。分頁符和分節(jié)符聽起來很簡單，但在實際使用時，經(jīng)常會因用法不當而出現(xiàn)各種狀況。由于分頁符使用不當，可能會在排版調(diào)整版面時帶來許多麻煩。而分節(jié)符的缺失或被分頁符隨意代替，也會影響到排版效率的提高。只有實時地、恰當?shù)厥褂煤眠@兩種符號，才能給排版帶來便利和高效。

一、用好分頁符 排版不出亂

案例：自動分頁的情形

在設定好版面尺寸后進行錄入或排版時，每當文字或圖形排滿一頁，Office軟件就會自動插入一個分頁符號，標志著本頁的結(jié)束和下頁的開始（圖1）。這樣的分頁符被稱為“自動分頁符”。

在“視圖”菜單中點選“頁面視圖”按鈕，切換到頁面視圖模式，這時能看到分頁符。在閱讀視圖或Web版式視圖中，是無法看到分頁符的（圖2）。

案例：強行分頁的情形

與自動分頁不同的是，有時當圖文內(nèi)容還沒有排滿一頁時，由于內(nèi)容的前后分別，需要另起一頁進行編排。例如，為了確保一個章節(jié)的標題總在新的一頁出現(xiàn)，就需要在新的章節(jié)開始前插入分頁符，這時的分頁符是任務強制插入的。人為方式插入的分頁符一般稱為“手動分頁符”。

手動插入分頁符的方法是：在需要分頁的位置，點擊“插入”菜單，從“頁面”功能分組中選擇“分頁”命令。這時可以看到，盡管分頁符前的一頁尚有大量空白版面，但還是跳過這些空白版面，強行開啟了新的一頁（圖3）。

案例：避免手動分頁造成混亂

我們經(jīng)常會見到這樣一種分頁方式：當光標處于一頁的中間時需要另起一頁，不少人會使用連續(xù)回車的方式讓光標切換到下一頁，完成人為分頁。這樣做雖然在視覺上也能起到分頁的效果，但在因版面內(nèi)容發(fā)生變化而需要重排時，會遇到麻煩——多余的回車符不得不需要被刪除或替換，無形中增加了排版的負擔。為此，平時就要注意改變這一不良習慣，將反復按動回車的動作改為插入一個分頁符即可（圖4）。

二、用好分節(jié)符 排版效率高

相對于分頁來說，分節(jié)顯得更為復雜和多樣化。分節(jié)既可能是在某些頁面之間實現(xiàn)跨越，也可能是在一頁之間實現(xiàn)跨越，甚至是一頁內(nèi)的數(shù)次跨越（例如一頁中的多個不同區(qū)域內(nèi)容的分欄排版），或是幾個頁面之間的跨越（例如要實現(xiàn)不同頁眉頁腳的兩組內(nèi)容的分章節(jié)編排）。

要插入分節(jié)符，只需在要分節(jié)的位置執(zhí)行“布局→頁面設置”下的“分節(jié)符”子命令，即可將文檔分節(jié)，然后根據(jù)需要再單獨設置每節(jié)的格式。而分節(jié)子命令又包含不同的分節(jié)方式，例如下一頁分節(jié)、連續(xù)分節(jié)、偶數(shù)頁分節(jié)或奇數(shù)頁分節(jié)等，因而可以延伸出各種不同的應用（圖5）。

案例：改變內(nèi)容的分欄布局

需要將一篇論文的內(nèi)容提要設置為一欄，而正文部分設置為兩欄或三欄。這時，需在內(nèi)容提要和正文之間插入分節(jié)符。由于分節(jié)不需要跨頁，因此這里只能選擇“連續(xù)”分節(jié)符（圖6）。

在對分欄文字進行了分節(jié)之后，若要給這段文字加上底紋進行修飾，在邊框和底紋設置窗口中，將“應用于”范圍選擇為本節(jié)，那么所設置的底紋屬性將只對本節(jié)中的文字有效，不會影響到其他版面內(nèi)容，這樣就有效地控制了版面效果的應用范圍（圖7）。

案例：創(chuàng)建不同的頁眉頁腳

在文檔編排中，首頁、目錄的頁眉頁腳格式和內(nèi)容需要與正文部分有所不同。這時，就可以將首頁、目錄作為單獨的節(jié)來處理。由于這些分節(jié)不是在同一頁內(nèi)，因此分節(jié)符需要選擇“下一頁”的類型。分節(jié)符設置之后，就可以對不同節(jié)的屬性進行設置了。“分節(jié)”其實還包含了節(jié)的格式設置元素，例如頁邊距、頁面的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序等。在設置每一節(jié)的頁眉、頁腳、頁碼等具體屬性時，會看到當前所在節(jié)的提示。每節(jié)的設置可以不同，也可以選擇延續(xù)上一節(jié)的屬性設置（圖8）。

案例：臨時改變版面的方向

如果文檔中的某頁需要橫排（例如插圖或附表），或者需要給某個插頁設置不同的頁邊距，那么將這頁單獨設為一節(jié)，與前后內(nèi)容不在同一節(jié)，就可以很輕易地對插頁的屬性進行單獨控制了，這樣也不會影響到其他章節(jié)的版式。